Det finns regler i Bokföringslagen och Mervärdesskattelagen om vilka uppgifter kvitton och räkningar ska innehålla för att godkännas i bokföringen. 

Kvitton och räkningar ska alltid ha uppgifter om: 

  • Datum
  • Säljarens namn och organisationsnummer
  • Vad inköpet avser (vad har du köpt)
  • Belopp
  • Uppgifter om moms, antingen momsbelopp eller momsats i %.
  • För räkningar tillkommer köparens namn eller företagsnamn 

Om inte moms finns med på uppladdningen så dras ingen moms.

Vi kommer inom kort att lägga till en kommentarsfunktion där du bland annat kan skriva; namn på representationsdeltagare, vad som blev debiterat i SEK vid utlandsinköp (behövs inte om du handlat med ditt Red Flag-kort, då ser vi det automatiskt) och vad köpet avser om det inte framgår tydligt på uppladdningen. Tills detta är på plats får du gärna skriva den informationen på kvittot eller maila det till support@redflag.se

Redovisa privata utlägg
Har du gjort privata utlägg för företaget laddar du upp dina kvitton under rubriken Kvitton. Är kvittot i annan valuta ser vi gärna att du skriver beloppet du faktiskt betalade i svenska kronor på kvittot så att vi kan redovisa rätt belopp. 

Har du utlägg som ska bokföras som representation behöver du lämna namn på alla deltagare, får du plats kan du skriva det på kvittot också. 

Privata utlägg bokförs (av Red Flag) som "skuld till dig", det innebär att du kan ta ut pengarna skattefritt om du har tillräckligt med pengar i företaget. Detta görs under Uttag/Lön. För enskilda firmor tas pengarna som är "skuld till dig" ut först vid ett uttag. För dig som har ett aktiebolag går det att välja om du vill göra ett vanligt löneuttag eller ta ut "skuld till dig". 

Räkningar
Om du har fått en faktura som du vill betala direkt från ditt företagskonto, laddar du upp den under Räkningar så ser vi till att bokföra och betala den. Vanligtvis lägger vi räkningar till betalningen ca 3 dagar innan förfallodagen, för att vara säkra på att betalningen kommer fram i tid. 

Kvittot måste vara antingen bild eller en pdf
Om du har ett papperskvitto så går det bra att ta en bild av den med din mobiltelefon. Däremot accepterar vi inte fotografier av kvitton på skärm, så kallade skärmdumpar/print screens. Alla stora leverantörer av typen Google, Facebook, GitHub och andra har gränssnitt för att ladda ner pdf-versioner av kvittona. Använd dem. Om du har handlat av en mindre leverantör kan du använda din browser på datorn för att skapa en pdf genom att välja "skriv ut" och "spara som PDF" (CTRL-P på PC och Apple Squiggle-P på Mac). Se till att all information kommer med!

Detta är en viktig del för att kunna utnyttja vår tjänsts automation till fullo.

Vidarefakturering
Vårt system har stöd för vidarefakturering. Det innebär att du laddar upp alla dina kostnader under kvitton eller räkningar. När du sedan fakturerar kunden anger du summorna exklusive moms och lägger på samma moms som din verksamhet har som momssats på fakturan.

Det är alltid du som företagare som är ansvarig för företagets bokföring och deklaration. Genom att bara ladda upp kvitton och räkningar som innehåller rätt information kommer din bokföring i Red Flag att uppfylla Skatteverkets och Bokföringslagens krav. Du behöver också spara pappersoriginalet om du har fått kvitto eller räkning på det viset. Bokföringsmässigt är du färdig, men kravet på spårbarhet innebär att du behöver arkivera dessa i tre år. 

Det lättaste är givetvis om du använder dig av ditt Red Flag Mastercard-betalkort. Då dras betalningen direkt från ditt företagskonto och då kan du direkt ladda upp kvittot på köpet i gränssnittet. Här kan du läsa om hur du laddar upp kvitton till dina kortköp: 

Om du vill veta mer om vad du kan göra för avdrag i enskild firma kan du läsa här: 

Om du vill veta mer om vad du kan göra för avdrag i aktiebolag kan du läsa här: 

Vänligen
Red Flag

Hittade du svaret?